Smart working, nuove regole 2026: cosa deve fare l'azienda, passo per passo

Normativa dello smart working: cos'è il lavoro agile per la legge 81/2017

Per lo smart working la normativa di riferimento è la legge 22 maggio 2017, n. 81, che lo chiama lavoro agile. Il lavoro agile, o smart working, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita con un accordo tra le parti, senza precisi vincoli di orario o di luogo, con il possibile uso di strumenti tecnologici. La prestazione si svolge in parte nei locali aziendali e in parte all'esterno, senza una postazione fissa, entro i limiti di durata massima dell'orario fissati da legge e contratti collettivi (art. 18 della legge 22 maggio 2017, n. 81).

Tre conseguenze pratiche per un'azienda:

• non è telelavoro: il telelavoro prevede una postazione fissa esterna e regole diverse;
• non è un diritto generale: si attiva solo con un accordo, salvo le priorità che vedremo;
• non cambia il contratto: chi lavora in modalità agile ha diritto a un trattamento economico e normativo non inferiore a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni solo in azienda (art. 20).

Accanto alla legge contano i contratti collettivi e gli accordi aziendali. Il Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile del 7 dicembre 2021, firmato dalle parti sociali presso il Ministero del lavoro, contiene indicazioni utili per scrivere gli accordi.

L'accordo individuale di lavoro agile: cosa deve contenere

L'accordo di lavoro agile va stipulato per iscritto, ai fini della regolarità amministrativa e della prova (art. 19). Deve disciplinare almeno:

• come si svolge il lavoro fuori dai locali aziendali, compreso il modo in cui il datore di lavoro esercita il potere direttivo;
• gli strumenti di lavoro utilizzati;
• i tempi di riposo del lavoratore;
• le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione dagli strumenti di lavoro;
• le modalità di controllo, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori, e le condotte che possono dare luogo a sanzioni disciplinari (art. 21).

L'accordo può essere a termine o a tempo indeterminato. Se è a tempo indeterminato, ciascuna parte può recedere con un preavviso di almeno 30 giorni, che sale a 90 giorni per i lavoratori con disabilità tutelati dalla legge 12 marzo 1999, n. 68 quando recede il datore di lavoro. In presenza di un giustificato motivo si può recedere senza preavviso o prima della scadenza del termine.

Una policy aziendale sul lavoro agile aiuta a scrivere accordi uniformi: vedi come prepararla nella pagina sulla policy aziendale.

Smart working, le nuove regole sulla comunicazione entro cinque giorni

Ogni avvio di lavoro agile va comunicato al Ministero del lavoro e delle politiche sociali con la procedura telematica dedicata. Con la legge 13 dicembre 2024, n. 203, il cosiddetto collegato lavoro, l'art. 23 della legge 81/2017 prevede che la comunicazione sia fatta entro cinque giorni dall'avvio del periodo di lavoro agile o dalla sua variazione.

La comunicazione indica il lavoratore e la durata del periodo di lavoro agile. Per l'omissione è prevista una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Il lavoratore agile è coperto dall'assicurazione INAIL contro gli infortuni e le malattie professionali, anche per gli infortuni in itinere quando la scelta del luogo di lavoro risponde a criteri di ragionevolezza.

Smart working, nuove regole dal 7 aprile 2026: la sicurezza

Il datore di lavoro resta responsabile della salute e sicurezza di chi lavora in modalità agile e deve consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, almeno una volta l'anno, un'informativa scritta che indica i rischi generali e quelli specifici legati a questa modalità di lavoro (art. 22 della legge 81/2017). Il lavoratore deve cooperare all'attuazione delle misure di prevenzione.

Smart working e nuove regole sulla sicurezza: il comma 7-bis

La legge 11 marzo 2026, n. 34, legge annuale sulle piccole e medie imprese in vigore dal 7 aprile 2026, ha inserito all'art. 3 del d.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 il nuovo comma 7-bis. Per il lavoro agile svolto in luoghi che non sono nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, l'adempimento degli obblighi di sicurezza compatibili con questa modalità, in particolare quelli sui videoterminali, è assicurato con la consegna dell'informativa scritta almeno annuale al lavoratore e al rappresentante per la sicurezza. La stessa legge ha esteso a questo obbligo informativo le sanzioni dell'art. 55 del d.lgs. 81/2008.

In pratica: l'informativa annuale non è un adempimento formale, è il documento che dimostra che l'azienda ha gestito la sicurezza del lavoro da remoto. Va aggiornata, consegnata con un sistema che lasci traccia e conservata.

Chi ha la priorità nelle richieste di smart working

Le aziende che stipulano accordi di lavoro agile devono riconoscere la priorità alle richieste di alcune categorie di lavoratori (art. 18, comma 3-bis, della legge 81/2017):

• lavoratrici e lavoratori con figli fino a 12 anni;
• genitori di figli in condizione di disabilità grave ai sensi dell'art. 3, comma 3, della legge 104/1992, senza limiti di età del figlio;
• lavoratori con disabilità in situazione di gravità accertata;
• lavoratori caregiver ai sensi della legge 205/2017.

Il comma 3-ter aggiunge una tutela importante: il lavoratore che chiede di accedere al lavoro agile non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altre misure organizzative con effetti negativi sulle condizioni di lavoro. Misure di questo tipo sono considerate ritorsive o discriminatorie e sono nulle.

Priorità non significa obbligo di accogliere ogni richiesta: significa che, quando l'azienda decide a chi offrire il lavoro agile, queste richieste vengono prima.

Regole dello smart working: la checklist per l'ufficio HR

Per applicare in azienda la normativa dello smart working 2026 senza dimenticare nulla, l'ufficio del personale può seguire questa sequenza.

1. Verifica cosa prevedono CCNL e accordi aziendali sul lavoro agile.
2. Definisci criteri di accesso trasparenti e coerenti con le priorità di legge.
3. Prepara un modello di accordo individuale con disconnessione, strumenti, controlli e condotte disciplinari.
4. Consegna l'informativa sulla sicurezza per lo smart working al lavoratore e al rappresentante per la sicurezza, con prova di consegna.
5. Invia la comunicazione al Ministero del lavoro entro cinque giorni dall'avvio o dalla variazione.
6. Aggiorna informativa e accordi almeno una volta l'anno o quando cambiano strumenti e modalità.

Come può aiutarti Next-OS

Next-OS risponde ai dubbi sul lavoro agile con le norme citate, legge il CCNL che carichi per verificare cosa prevede e prepara dai tuoi modelli la bozza dell'accordo individuale o dell'informativa sui rischi, esportabile in docx. Con il confronto tra versioni puoi vedere come è cambiato l'art. 3 del d.lgs. 81/2008 con le nuove regole dello smart working 2026, introdotte dalla legge 34/2026.

Le altre attività in cui l'AI per PMI può aiutarti sono nella pagina principale. Se il lavoro agile si accompagna a strumenti digitali che monitorano l'attività, leggi anche la guida su AI Act e formazione obbligatoria.