Policy aziendale e regolamenti interni: la bozza con l'AI

Il problema: regole che esistono solo nella testa del titolare

Una policy aziendale è un documento interno che fissa regole uguali per tutti su un tema preciso: uso dei computer e della posta, uso dell'intelligenza artificiale, lavoro agile, gestione delle segnalazioni.

In molte PMI le regole interne esistono, ma non sono scritte. Tutti sanno più o meno come si usa la posta aziendale, chi può lavorare da casa e cosa non va caricato su un servizio online. Finché va tutto bene non serve altro. Quando nasce un problema, per esempio un dipendente che inserisce i dati dei clienti in un chatbot gratuito o una contestazione disciplinare, l'azienda scopre di non poter dimostrare quale fosse la regola.

Scrivere una policy aziendale sembra un lavoro da grande impresa, ma una PMI ne ha bisogno per due motivi. Il primo è organizzativo: una regola scritta si spiega una volta sola e vale per tutti. Il secondo è legale: diverse norme collegano conseguenze precise al fatto che i lavoratori siano stati informati in modo adeguato, e la policy è il modo più semplice per farlo.

Il limite è il tempo. Chi si occupa di HR o di organizzazione in una PMI di solito non ha né le ore né le competenze giuridiche per partire da un foglio bianco e verificare ogni passaggio.

Regolamento aziendale e codice disciplinare: le policy più utili in una PMI

Le policy aziendali che una PMI incontra più spesso sono cinque, ognuna con le sue norme di riferimento. Un regolamento aziendale, ad esempio quello sull'uso dei computer, deve tenere conto dello Statuto dei lavoratori e del GDPR.

Perché l'art. 4 dello Statuto dei lavoratori conta per ogni policy informatica

L'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 distingue due situazioni. Gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dei lavoratori, installati per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o di tutela del patrimonio, richiedono un accordo sindacale o, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. Gli strumenti che il lavoratore usa per lavorare, come il computer o la posta aziendale, non richiedono questa procedura. In entrambi i casi le informazioni raccolte sono utilizzabili ai fini del rapporto di lavoro solo se il lavoratore ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti e sui controlli, nel rispetto della normativa privacy. Quella informazione, in pratica, è la policy.

Per i temi più ampi trovi tre guide dedicate: AI Act e formazione obbligatoria, le nuove regole dello smart working e la normativa whistleblowing.

Come scrivere una policy aziendale con Next-OS

Con Next-OS una policy aziendale nasce in quattro passaggi.

1. Parti dai tuoi modelli

Salvi in Next Drive le policy che hai già, i modelli del gruppo o quelli forniti dal consulente. Next-OS li usa come base per stile e struttura, invece di inventare un documento generico.

2. Descrivi l'azienda e chiedi la bozza della policy aziendale

Scrivi in chat le informazioni essenziali: settore, numero di dipendenti, strumenti usati, CCNL applicato, cosa vuoi ottenere. Next-OS prepara la bozza con i riferimenti normativi in nota, ognuno verificabile con un clic.

3. Controlla la coerenza

Chiedi a Next-OS di rileggere la bozza come farebbe un revisore: punti in contrasto con lo Statuto dei lavoratori o con il GDPR, clausole vaghe, obblighi che l'azienda non riesce a rispettare. Puoi caricare anche il CCNL per verificare che il codice disciplinare non vada oltre.

4. Esporta e fai approvare

Esporti la policy in docx e la fai rivedere in track changes a direzione, consulente e, quando serve, rappresentanze sindacali. Tutte le versioni restano nell'area di lavoro del progetto.

Policy aziendale, un esempio concreto: l'uso dell'AI

Un'azienda di distribuzione con 30 dipendenti scopre che metà degli impiegati usa chatbot gratuiti con account personali per scrivere email ai clienti e riassumere documenti. Il titolare vuole una policy AI aziendale con regole chiare, senza vietare tutto.

La responsabile HR scrive: "Prepara una policy sull'uso dell'intelligenza artificiale per 30 dipendenti del commercio, con un linguaggio semplice. Vogliamo consentire l'uso per scrivere testi, ma proteggere dati dei clienti e segreti commerciali".

La policy aziendale sull'intelligenza artificiale: cosa contiene

La bozza di Next-OS contiene:

• ambito e definizioni, con il richiamo al Regolamento (UE) 2024/1689;
• strumenti autorizzati e procedura per chiederne di nuovi;
• dati che non vanno mai inseriti: dati personali di clienti e colleghi, contratti, listini riservati;
• obbligo di rileggere e verificare ogni testo prodotto con l'AI prima di inviarlo;
• iniziative di formazione, collegate alle misure di alfabetizzazione previste dall'art. 4 dell'AI Act;
• referente interno, aggiornamento annuale e rinvio al codice disciplinare.

Accanto alla bozza, Next-OS segnala un punto di attenzione: se un domani l'azienda adottasse strumenti di AI che monitorano o valutano i dipendenti, si applicherebbero anche l'art. 4 dello Statuto e gli obblighi di informativa del d.lgs. 26 maggio 1997, n. 152.

Cosa verificare prima di adottare una policy aziendale

Una bozza ben scritta non basta: una policy aziendale produce effetti solo se è coerente e se i dipendenti la conoscono davvero.

• CCNL e accordi aziendali: la policy non può contraddire il contratto collettivo applicato.
• Passaggi sindacali: alcuni strumenti di controllo richiedono l'accordo previsto dall'art. 4 dello Statuto; il canale di segnalazione interno va attivato sentite le rappresentanze sindacali.
• Privacy: aggiorna l'informativa ai dipendenti se la policy prevede controlli o nuovi trattamenti di dati.
• Diffusione: consegna la policy con un sistema che lasci traccia. Il codice disciplinare va affisso in un luogo accessibile a tutti, come prevede l'art. 7 dello Statuto.
• Fonti: apri le norme citate nella bozza e verifica che il riferimento sia corretto e vigente.

Se la policy riguarda anche i fornitori, per esempio regole per chi accede ai sistemi aziendali, collega il lavoro al contratto di fornitura. Per il quadro completo dell'intelligenza artificiale per aziende nel lavoro quotidiano, torna alla pagina principale.