Qualifica fornitori: i controlli prima di affidare un lavoro

Il problema: affidare un lavoro senza sapere a chi

Le PMI affidano all'esterno molti servizi: pulizie, manutenzione degli impianti, logistica di magazzino, mensa, vigilanza, servizi informatici. Spesso la scelta si fa sul prezzo e sulla disponibilità, e il contratto si firma con un modulo standard. I controlli sul fornitore arrivano dopo, se arrivano.

Il rischio è concreto e si chiama responsabilità solidale negli appalti. Se l'impresa a cui hai affidato le pulizie non paga gli stipendi o i contributi ai suoi addetti, quei lavoratori possono chiedere il dovuto anche a te. Se un addetto si infortuna nel tuo stabilimento e non c'era coordinamento sui rischi, la responsabilità può coinvolgere anche il datore di lavoro committente.

Chi segue gli acquisti o le operations di solito sa che "bisogna chiedere il DURC", ma non sempre conosce il resto dell'elenco, né sa distinguere i casi in cui serve un documento da quelli in cui non serve.

Perché la qualifica dei fornitori conta: le responsabilità del committente

La qualifica dei fornitori serve a gestire tre responsabilità che la legge pone in capo al committente.

Responsabilità solidale per gli appalti: retribuzioni e contributi

L'art. 29, comma 2, del d.lgs. 10 settembre 2003, n. 276 prevede che, negli appalti di opere o di servizi, il committente imprenditore o datore di lavoro sia obbligato in solido con l'appaltatore e con gli eventuali subappaltatori, entro due anni dalla cessazione dell'appalto, a corrispondere ai lavoratori i trattamenti retributivi, comprese le quote di TFR, i contributi previdenziali e i premi assicurativi relativi al periodo dell'appalto. Restano escluse le sanzioni civili, di cui risponde solo chi è inadempiente.

Sicurezza dei lavori svolti nella tua azienda

Quando affidi lavori, servizi o forniture da svolgere all'interno della tua azienda, l'art. 26 del d.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 ti chiede di verificare l'idoneità tecnico-professionale dell'appaltatore, di informarlo sui rischi dell'ambiente in cui lavorerà, di cooperare e coordinarti con lui e, salvo alcune eccezioni, di redigere il documento unico di valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI). Gli addetti dell'appaltatore devono avere una tessera di riconoscimento con fotografia.

Ritenute fiscali negli appalti ad alta intensità di manodopera

Per gli appalti oltre 200.000 euro annui, svolti con prevalente utilizzo di manodopera presso le tue sedi e con beni strumentali riconducibili a te, l'art. 17-bis del d.lgs. 9 luglio 1997, n. 241 prevede controlli sul versamento delle ritenute dei lavoratori impiegati, salvo che l'appaltatore presenti la certificazione prevista dalla norma. Su questo punto il riferimento è il commercialista.

Quali documenti chiedere: la checklist per la qualifica fornitori

La checklist cambia con il tipo di appalto, ma questi sono i documenti più frequenti.

Una verifica fatta una volta sola non basta per un appalto lungo: DURC, elenco del personale e polizze vanno ricontrollati nel tempo.

Come gestire la qualifica fornitori con Next-OS

Next-OS aiuta in tre momenti della qualifica e della valutazione dei fornitori.

1. Imposti la qualifica dei fornitori prima di chiedere i documenti

Descrivi l'appalto in chat: tipo di servizio, durata, luogo, numero di addetti, valore. Next-OS prepara la checklist dei documenti da chiedere e spiega, per ognuno, la norma che lo rende necessario.

2. Quando ricevi i documenti: il controllo dei fornitori

Carichi visura, DURC, polizza e autocertificazioni, anche in scansione. Next-OS controlla che ci siano tutti, segnala date di scadenza e incoerenze, per esempio un oggetto sociale che non comprende il servizio affidato.

3. Durante l'appalto

Se tieni un albo fornitori, cioè l'elenco interno delle imprese già qualificate, ogni fornitore può avere in Next-OS la sua area di lavoro con documenti, contratto e corrispondenza. Con l'integrazione del calendario, la scadenza del DURC o della polizza diventa un promemoria in agenda.

Il contratto d'appalto si analizza come un contratto di fornitura: Next-OS segnala, per esempio, se manca una clausola che ti permette di chiedere periodicamente il DURC aggiornato.

Un esempio concreto: l'appalto delle pulizie

Un'azienda alimentare con 60 dipendenti affida a una cooperativa le pulizie dei reparti per 18 mesi: quattro addetti in turno serale, con macchinari dell'azienda. Il responsabile operations scrive: "Quali controlli devo fare prima di firmare con questa cooperativa e quali rischi corriamo?".

La risposta di Next-OS:

• spiega la responsabilità solidale dell'art. 29 del d.lgs. 276/2003 e la sua durata di due anni dalla fine dell'appalto;
• indica che serve il DUVRI, perché il servizio non è di natura intellettuale e supera la soglia dei cinque uomini-giorno, e suggerisce di coinvolgere il responsabile della sicurezza;
• elenca i documenti da chiedere, con il richiamo alle tessere di riconoscimento per gli addetti;
• segnala che, se il valore annuo supera 200.000 euro e ricorrono le altre condizioni, va valutato l'art. 17-bis del d.lgs. 241/1997 con il commercialista;
• propone due clausole per il contratto: consegna periodica del DURC e dell'elenco del personale.

Il responsabile operations porta la checklist in riunione e la decisione si prende con i dati completi.

Controllo dei fornitori: cosa verificare sempre

Nella verifica dei fornitori qualche controllo resta manuale, anche quando la checklist la prepara l'AI.

• L'autenticità dei documenti: il DURC e la visura si possono verificare sui canali ufficiali; non fidarti solo di una copia inviata per email.
• I subappalti: chiedi se l'appaltatore intende subappaltare e a chi. La responsabilità solidale arriva anche ai subappaltatori.
• La sicurezza: il DUVRI e il coordinamento vanno costruiti con chi si occupa di prevenzione in azienda.
• Le fonti: apri le norme citate e verifica che il caso rientri davvero nell'ipotesi descritta.

Per i rapporti con gli enti, come una richiesta dell'INPS su un appalto, vedi come rispondere a una comunicazione INPS. Per tutti gli altri compiti in cui aiuta, torna alla pagina sull'AI per PMI.