Caso d'uso
Sollecito di pagamento: cosa puoi chiedere al cliente in ritardo
Scrivere un sollecito di pagamento a un cliente che paga a 90 o 120 giorni è più facile quando conosci le regole. Tra imprese, se il contratto non dice nulla, il termine è di 30 giorni e gli interessi di mora decorrono dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di lettere. Next-OS verifica cosa prevede il tuo contratto e prepara il sollecito, con le norme citate.
Il problema: clienti che pagano a 90 o 120 giorni
Per una PMI i ritardi nei pagamenti sono un problema di cassa prima ancora che legale. Spesso il ritardo si accetta in silenzio, per non rovinare il rapporto commerciale, e diventa abitudine: la fattura a 30 giorni viene pagata a 90, poi a 120.
Chi segue l'amministrazione di solito sa che "esistono gli interessi di mora", ma non sa con precisione da quando decorrono, a quale tasso, se vanno chiesti con una raccomandata o se il cliente può averli esclusi nelle sue condizioni di acquisto. Senza queste risposte il sollecito resta generico e il cliente lo ignora.
Le regole ci sono e sono favorevoli a chi vende. Vengono dalla direttiva 2011/7/UE contro i ritardi di pagamento, recepita in Italia nel d.lgs. 231/2002, e si applicano alle transazioni commerciali tra imprese e tra imprese e pubbliche amministrazioni. Non si applicano ai rapporti con i consumatori.
Termini di pagamento e interessi di mora: cosa dice la legge
La disciplina dei ritardi di pagamento tra imprese si riassume in sei regole del decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231.
| Regola | Cosa prevede | Norma |
|---|---|---|
| Termine se il contratto non dice nulla | 30 giorni dal ricevimento della fattura o, in alcuni casi, dal ricevimento della merce o dalla prestazione del servizio | art. 4, comma 2 |
| Termine concordato | Le imprese possono concordare un termine più lungo; oltre 60 giorni va pattuito espressamente, provato per iscritto e non deve essere gravemente iniquo | art. 4, comma 3 |
| Interessi di mora | Decorrono dal giorno successivo alla scadenza senza messa in mora | art. 4, comma 1 |
| Misura degli interessi | Tasso di riferimento della BCE maggiorato di 8 punti, pubblicato ogni semestre in Gazzetta Ufficiale | art. 5 |
| Costi di recupero | 40 euro forfettari, oltre ai maggiori costi di recupero dimostrati | art. 6 |
| Clausole inique | Nulle se gravemente inique; si presume tale la clausola che esclude gli interessi di mora | art. 7 |
Due precisazioni utili. Il debitore può evitare gli interessi solo dimostrando che il ritardo non dipende da lui. Per le cessioni di prodotti agricoli e alimentari valgono regole specifiche, contenute nel d.lgs. 8 novembre 2021, n. 198 sulle pratiche commerciali sleali nella filiera.
Come preparare un sollecito di pagamento con Next-OS
Next-OS ti accompagna dal controllo dei documenti alla lettera da inviare.
1. Ricostruisci cosa era stato concordato
Carichi il contratto, l'ordine o le condizioni di vendita e le fatture. Chiedi: "Quale termine di pagamento è stato concordato e da quando decorre?". Next-OS individua la clausola e la confronta con l'art. 4 del d.lgs. 231/2002, segnalando per esempio un termine oltre 60 giorni non pattuito per iscritto.
2. Capisci cosa ti spetta
Ricevi l'elenco di ciò che puoi chiedere: capitale, interessi dalla data di scadenza, 40 euro forfettari, eventuali spese di recupero documentate. Next-OS ti spiega il metodo di calcolo e quale tasso semestrale usare; il conteggio finale lo controlli tu o il tuo commercialista.
3. Scrivi il sollecito di pagamento o la diffida
Scegli il tono: un promemoria cordiale, un sollecito formale con richiesta degli interessi, oppure una diffida di pagamento, cioè una diffida ad adempiere ai sensi dell'art. 1454 del codice civile, con un termine non inferiore a quindici giorni. La bozza si esporta in docx o, con le integrazioni del piano Professional, si invia dalla tua casella dopo la tua approvazione.
4. Tieni traccia delle scadenze
Ogni cliente in ritardo con i pagamenti può avere la sua area di lavoro con contratto, fatture e corrispondenza. Con l'integrazione del calendario, la data entro cui il cliente deve rispondere finisce in agenda.
Un esempio concreto di sollecito di pagamento tra imprese
Un'azienda che produce componenti elettronici vende a un distributore con condizioni di pagamento a 30 giorni dalla data della fattura, scritte nel contratto quadro. Il distributore paga regolarmente a 110 giorni. L'amministratore delegato vuole mantenere il cliente ma smettere di finanziarlo.
La responsabile amministrativa carica contratto quadro e fatture e scrive: "Il cliente paga sempre a 110 giorni. Cosa possiamo chiedere e come lo scriviamo senza rompere il rapporto?".
La risposta di Next-OS contiene:
- la conferma che il termine applicabile è quello contrattuale di 30 giorni e che gli interessi decorrono dal giorno successivo, senza bisogno di messa in mora;
- il metodo per calcolare gli interessi su ogni fattura e l'indicazione di cercare il tasso semestrale pubblicato in Gazzetta Ufficiale;
- il diritto ai 40 euro forfettari previsto dall'art. 6;
- tre strade possibili: richiesta integrale, rinuncia agli interessi pregressi in cambio del rispetto dei termini futuri, diffida ad adempiere;
- la bozza della lettera di sollecito di pagamento, ferma ma cordiale, per la seconda strada.
La scelta della strada è commerciale e spetta all'azienda. Next-OS mette sul tavolo le regole e le opzioni.
Cosa verificare prima di inviare il sollecito di pagamento
Prima di inviare un sollecito per ritardi di pagamento tra imprese conviene fare quattro controlli.
- Le contestazioni del cliente: se il cliente ha contestato per iscritto la merce o il servizio, il quadro cambia. Rileggi la corrispondenza prima di chiedere gli interessi.
- Le prove: tieni pronti contratto, ordini, documenti di trasporto, fatture e prove di consegna. Ti serviranno se il credito dovrà essere recuperato in giudizio.
- Il tasso giusto: usa il tasso del semestre in cui si è verificato il ritardo; se il ritardo attraversa più semestri, il calcolo va spezzato.
- Le fonti: apri gli articoli citati da Next-OS e controlla che il riassunto corrisponda al testo.
Se il cliente non paga nemmeno dopo la diffida, la strada è il recupero giudiziale, per esempio con un ricorso per decreto ingiuntivo: lì serve un avvocato. Per prevenire il problema, rivedi le clausole di pagamento nel contratto di fornitura e scopri gli altri compiti in cui aiuta l'AI per aziende.
Altre domande da provare
Domande reali del lavoro di tutti i giorni. Ognuna apre Next-OS con la domanda già scritta: rispondono le fonti, con i riferimenti da verificare.
- Il cliente paga a 120 giorni ma nel contratto c'è scritto 30 giorni data fattura: cosa posso chiedere?Chiedi all'Assistente AI
- Come si calcolano gli interessi di mora su tre fatture scadute in semestri diversi?Chiedi all'Assistente AI
- Scrivi un sollecito di pagamento cordiale ma fermo che richieda anche i 40 euro forfettariChiedi all'Assistente AI
Domande frequenti
Termini di pagamento a 60 giorni: è il massimo tra imprese?
Non esiste un tetto fisso. Se il contratto non indica nulla, il termine è di 30 giorni dal ricevimento della fattura. Le imprese possono concordare termini più lunghi, ma un termine superiore a 60 giorni deve essere pattuito espressamente, provato per iscritto e non deve essere gravemente iniquo per il creditore (art. 4 del d.lgs. 231/2002). Oltre i 60 giorni, quindi, il patto è più fragile.
Gli interessi di mora vanno chiesti con un sollecito di pagamento?
No. Nelle transazioni commerciali gli interessi di mora decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento, senza che serva una messa in mora. Il sollecito resta utile per far valere il diritto e ottenere il pagamento, ma non è la condizione da cui gli interessi iniziano a maturare. Lo stesso vale per i 40 euro forfettari dell'art. 6.
Il cliente può farmi rinunciare agli interessi di mora nel contratto?
Una clausola che esclude gli interessi di mora si presume gravemente iniqua e quindi nulla, secondo l'art. 7 del d.lgs. 231/2002. È diverso se, dopo che il ritardo si è verificato, decidi tu di rinunciare agli interessi in un accordo con il cliente: in quel caso è una scelta commerciale. Conviene comunque metterla per iscritto.
Fonti
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